Створення, складання чи складення документа: як правильно

565
У нормативних документах часто вживають різні терміни на позначення того самого процесу. Наприклад, в інструкціях із документообігу є такі поняття: оформлення, створення, складання і складення документа. На перший погляд, вони тотожні, однак незнання значеннєвих нюансів може зіграти злий жарт та навіть призвести до неправильного порядку дій на виробництві

Розглянемо приклад, коли помилкове вживання терміна «оформлення» може призвести до неправильного тлумачення порядку дій. Відповідно до пн. 47 Порядку проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві, затвердженого постановою КМУ від 30.11.2011 № 1232 (далі — Порядок № 1232), «Акти за формою Н-5 і Н-1 підписуються головою і всіма членами спеціальної комісії протягом п’яти днів після оформлення матеріалів спеціального розслідування». Що означає «оформлення матеріалів»? Чи голова та члени спеціальної комісії мають підписувати акти за формою Н-5 і Н-1 тільки після їх затвердження?

Зверніть увагу

У діловодстві створювання службового документа — це складання тексту та оформлювання службового документа (пп. 4.1.2 ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»). 

Оформлювання службового документа — фіксування реквізитів службового документа (пп. 4.1.5 ДСТУ 2732:2004); оформлювання справи — комплекс процесів, спрямованих на підготовлення справи до зберігання та користування (пп. 4.2.14 ДСТУ 2732:2004).

Порядок діловодства у державних установах визначено Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242 (далі — Інструкція № 1242); у нотаріальній сфері — Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (далі — Правила № 3253/5).

Нотаріальне діловодство включає, у тому числі, «складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів по витребовуванню і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії» (п. 2.4 розд. ІІ Правил № 3253/5).

В Інструкції № 1242 загальні вимоги до створення документів визначені у розділі ІІ, організації документообігу та виконання документів — розділі ІІІ, складення номенклатури справ — розділі IV, оформлення документів, що виготовляють за допомогою друкувальних засобів, — у додатку 1. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах установи відповідають їхні керівники (п. 4 розд. І).

Повертаючись до наведеного у першому абзаці статті прикладу та враховуючи вимоги діловодства, пункт 47 Порядку № 1232 можна тлумачити так: голова та члени спеціальної комісії мають підписувати акти за формою Н-5 і Н-1 після їх оформлення, тобто фіксування реквізитів службового документа — заповнення дати реквізиту «ЗАТВЕРДЖУЮ» з підписом керівника органу, яким утворено комісію зі спеціального розслідування. Але на практиці жоден керівник не поставить свій підпис під актом, не підписаним членами комісії.

Читайте повний текст статті з прикладами вживання термінів та додатками ТУТ



Ваша персональна добірка.

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Перевірте свої знання та здобудьте нові

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

    Живе спілкування з редакцією

    ЖУРНАЛИ ДЛЯ СПЕЦІАЛІСТА З ОХОРОНИ ПРАЦІ

    Розсилка





    © Служба охорони праці, 2017. Усі права захищено

    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Свідоцтво про державну реєстрацію
    КВ 14788-3759 Р від 17.06.2008

    
    • Ми в соцмережах
    Позбутьтеся цього надокучливо вікна раз і назавжди!

    Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

    Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ форми, зразки та бланки документів з охорони праці без обмежень.



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Що? Вже йдете? І не дочитаєте?





    Щоб повернутися до статті, ЗАРЕЄСТРУЙТЕСЯ НА ПОРТАЛІ. Це займе не більше 1 хв — натомість надалі читатимете ще більше статей, запитань та відповідей.



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    І не відволікайтеся!
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    ×


    Запрошуємо 4 серпня на безплатний вебінар
    «Пожежна безпека на підприємстві: загальні вимоги»



    У програмі вебінару передбачений час для відповідей на ваші запитання.