Накази з охорони праці на підприємстві: види, оформлення, строки та порядок зберігання

4 квітня 2020
89014
Середній бал: 5 із 5
юрист-практик, експерт з питань охорони праці

Загальна інформація про накази з охорони праці на підприємстві, нормативне регулювання та види наказів. Скільки потрібно зберігати накази з охорони праці на підприємстві?

Наказ про дистанційну роботу працівників у зв’язку з коронавірусом

Загальні відомості про накази з охорони праці та їх види

Будь-яка діяльність підприємства має бути регульованою. Причому не тільки законами та загальнодержавними правовими документами, а й локальними нормативними актами. Саме до них і належать накази з охорони праці, пожежної безпеки та безпеки життєдіяльності. Вони, залежно від завдань, мети чи цінності, поділяються на певні види та групи.

Найпоширенішим є поділ наказів з охорони праці за строками зберігання:

  • тривалого;
  • тимчасового.

Документи з питань охорони праці: зберігаємо протягом визначеного часу

Критерієм такого поділу є ступінь важливості інформації, що була зафіксована у наказі, а також, скільки потрібно часу, щоб виконати поставлені у ньому завдання. Загалом, строки зберігання наказів визначено у спеціальному Переліку, який було затверджено 12.04.2012 наказом Мінюсту № 578/5 (далі — Перелік № 578). 

Водночас відповідно до типу відносин, які регулює той чи інший наказ про охорону праці, його зараховують до однієї з таких груп наказів:

  • з основної діяльності;
  • з адміністративно-господарських питань;
  • з кадрових питань.

Варто зазначити, що для документів, які належать до кожної із цих груп, окремо формується справа, в якій вони зберігаються (наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Характеристика групи наказів з основної діяльності

Назва цієї групи документів розкриває їхню суть. Саме в таких наказах закріплено основні управлінські рішення щодо найважливіших (основних) питань діяльності підприємства чи організації, установи.

До них належать:

  • наказ про створення служби та комісії з питань ОП, а також про призначення відповідальних за таке створення осіб;
  • наказ про затвердження локальних документів з ОП та планів проведення заходів з ОП, а також про проведення атестації робочих місць;
  • наказ про затвердження переліку шкідливих чи небезпечних робіт, за виконання яких законом передбачено надання пільг тощо.

Для цих наказів статтею 16-а Переліку № 578 встановлено такі строки зберігання:

  • постійно (для установ, у процесі діяльності яких створюються документи НАФ – Національного архівного фонду);
  • до ліквідації (для установ, де відсутні документи Національного архівного фонду).

Важливо!

Разом із такими наказами слід зберігати і додатки, що були затверджені ними. Це можуть бути інструкції або положення, списки чи плани тощо. На кожному додатку обов’язково проставляється нумерація.

Накази з охорони праці на підприємстві, які належать до групи «з основної діяльності», повинні бути підшитими до загальної справи «Накази директора (назва організації) з основної діяльності», яка передбачена зведеною номенклатурою для документів керівника з основної діяльності організації.

Накази з адміністративно-господарських питань: поняття, види, строки та порядок зберігання

Це такий вид документів, в яких прописують певні завдання, що обмежені в часі. Для прикладу, проведення медоглядів або перевірки знань з ОП тощо. Також до цієї групи належать накази:

  • про розробку та актуалізацію інструкцій з охорони праці;
  • про планування та проведення організаційних заходів зі створення та підтримки безпечних умов праці, а також заходів щодо їх перевірки;
  • про створення і організацію роботи комісії з перевірки готовності підприємства до роботи в осінньо-зимовий сезон;
  • про проходження стажування перед допуском до робіт із підвищеною небезпекою.

Накази з ОП, що належать до цієї категорії, зберігають мінімум 5 років, незважаючи на те, чи є організація суб’єктом створення документів НАФ (ст. 16-б Переліку № 578).

Вони формуються до окремої справи: «Накази директора (назва організації) з адміністративно-господарських питань».

Група наказів з кадрових питань

Серед документів з ОП є такі, що забезпечують соцзахист працівників (для осіб, залучених до виконання робіт із важкими та шкідливими умовами праці — наказ про надання щорічної додаткової відпустки, а також про відрядження для участі в ліквідації наслідків катастроф, аварій). Саме такі накази з охорони праці належать до групи «з кадрових питань».

Згідно з Переліком їх зберігають 75 років. Вони повинні міститися у справі: «Накази директора (назва організації) з кадрових питань тривалого строку зберігання». Якщо наказом затверджено об’ємний документ (250 аркушів), дозволяється сформувати його в окрему справу.

Увага!

Не можна групувати разом накази з охорони праці тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) строків зберігання.

logo